Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: juni 2026
1. Inleiding
Dit Privacybeleid legt uit hoe Studio Mikado, een onderneming in Belgie ("Studio Mikado", "we", "ons"), persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, bewaart en beschermt wanneer je Mikabot gebruikt, inclusief de website, webapplicatie, dashboard, API en chatbotwidget.
We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR), de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming en andere toepasselijke privacywetgeving.
Lees dit beleid samen met onze Gebruiksvoorwaarden en ons Cookiebeleid.
2. Verwerkingsverantwoordelijke
De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die via de website en de Mikabot-service worden verwerkt is:
Studio Mikado
Belgie
E-mail: [email protected]
Website: mikabot.chat
Als je Mikabot als webshopeigenaar op je eigen website installeert, ben jij verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens van jouw bezoekers. Studio Mikado verwerkt die gegevens dan als verwerker namens jou.
3. Persoonsgegevens die we verwerken
3.1 Account- en facturatiegegevens
- Naam, e-mailadres, taalvoorkeur en accountinstellingen
- Gehashte wachtwoorden, abonnementsgegevens en factuurgeschiedenis
- Mollie-klant- en abonnementsidentificatoren voor betalingen
3.2 Winkel-, product- en chatbotgegevens
- Winkelnaam, URL, configuratie en branding
- Productcatalogusgegevens zoals namen, beschrijvingen, prijzen, afbeeldingen en categorieen
- Chatbotinstructies en instellingen
3.3 Gespreksgegevens
- Chatberichten tussen bezoekers en de chatbot
- Sessie-identificatoren, tijdstippen en gedetecteerde taal
- Persoonsgegevens die een bezoeker vrijwillig in een gesprek deelt
3.4 Technische en analyticsgegevens
- IP-adres, waar mogelijk geanonimiseerd of ingekort
- Browser, apparaat, besturingssysteem, bezochte pagina's, verwijzende URL en tijdstip
- Geaggregeerde website-analytics en sessie-inzichten via Google Analytics 4 en Microsoft Clarity, wanneer analytics actief is
4. Doeleinden en rechtsgronden
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| De service leveren, accounts beheren en chatbotfunctionaliteit uitvoeren | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) GDPR) |
| Betalingen verwerken en abonnementen beheren | Uitvoering van een overeenkomst (art. 6(1)(b) GDPR) en wettelijke verplichting (art. 6(1)(c) GDPR) |
| Beveiliging, fraudepreventie en foutoplossing | Gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f) GDPR) |
| Website-analytics, heatmaps en sessie-inzichten via Google Analytics 4 en Microsoft Clarity in regio's waar toestemming vereist is | Toestemming (art. 6(1)(a) GDPR) |
| Marketingcommunicatie | Toestemming (art. 6(1)(a) GDPR) |
5. AI-verwerking
Mikabot gebruikt externe AI-modellen, waaronder OpenAI, om chatbotantwoorden te genereren. Gespreksberichten en relevante productgegevens kunnen naar deze providers worden gestuurd om een antwoord te maken. We gebruiken jouw persoonsgegevens of gespreksgegevens niet om AI-modellen te trainen.
6. Ontvangers en verwerkers
We verkopen geen persoonsgegevens. We kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners die ze alleen volgens onze instructies mogen verwerken:
- Hostingprovider - infrastructuur en opslag, primair in de EU
- OpenAI - AI-antwoorden voor de chatbot
- Mollie - betalingen en abonnementen
- Mailgun of Resend - transactionele e-mail
- Google Tag Manager - beheer van website-tags
- Google Analytics 4 - website-analytics
- Microsoft Clarity - heatmaps, sessie-inzichten en gebruiksanalyse
7. Internationale doorgiften
We bewaren gegevens primair binnen de Europese Economische Ruimte. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruiken we passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen, adequaatheidsbesluiten of verwerkersovereenkomsten met aanvullende maatregelen.
8. Bewaartermijnen
- Accountgegevens: zolang je account actief is, daarna verwijderd of geanonimiseerd tenzij langere bewaring wettelijk vereist is.
- Facturatiegegevens: volgens Belgische fiscale en boekhoudkundige bewaartermijnen.
- Gespreksgegevens: zolang het account van de webshopeigenaar actief is, tenzij eerder verwijderd.
- Analyticsgegevens: in geaggregeerde of gepseudonimiseerde vorm volgens de instellingen van Google Analytics en Microsoft Clarity.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar en intrekking van toestemming. Je kunt je rechten uitoefenen via [email protected].
10. Klachten
Je kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be, of bij de toezichthouder in je eigen EU-lidstaat.
11. Contact
Vragen over dit Privacybeleid kun je sturen naar [email protected].