Gegevens en privacy

Mikabot verwerkt bezoekersgesprekken namens jou. Deze pagina somt op wat er vastgelegd wordt, zodat je je eigen privacyverklaring kunt afronden en auditvragen kunt beantwoorden.

Wat een gesprek vastlegt

Elke chatbeurt wordt als één logregel opgeslagen met daarin:

Het bericht van de bezoeker en het antwoord dat gegeven is
De sessie-id die de beurten van één gesprek groepeert
De pagina-URL waar de chat plaatsvond
De gedetecteerde taal
Technische requestgegevens: IP-adres, user agent, apparaattype, viewport en responstijd
De status van het verzoek, plus een foutmelding als het mislukte
Vlaggen die aangeven of het bericht een e-mailadres of telefoonnummer leek te bevatten, want dat activeert de transcriptiemail

Verzoeken die worden geweigerd voordat er een gesprek start, verschijnen niet in Chat conversations.

De widget gebruikt localStorage en zet geen cookies. Hij bewaart:

de sessie-id
het zichtbare gesprek, dat na 24 uur gewist wordt
de laatst gebruikte taal
een teller die de attentiepopup op twee keer per 24 uur houdt
een debugvlag, als debuglogging aangezet is

Een nieuw gesprek starten wist de sessie-id en het opgeslagen gesprek. De overige waarden blijven bestaan.

De widget vereist geen klantlogin en volgt bezoekers niet over andere websites.

Wat bezoekers zelf toevoegen

Alles wat een bezoeker typt wordt letterlijk opgeslagen. Dat kan persoonsgegevens bevatten, zoals een ordernummer, een e-mailadres of een telefoonnummer.

Instrueer de bot onder Settings → Bot personality om niet naar persoonlijke gegevens te vragen.
Stuur mensen naar je contactpagina of contact-e-mailadres voor alles waarvoor een identiteit nodig is.
Verwijder gesprekken met gegevens die je niet mag bewaren. In Chat conversations kun je één gesprek of een selectie tegelijk verwijderen, en verwijderen is definitief.

Gesprekken verwijderen verlaagt het aantal al gefactureerde berichten voor die periode niet.

Wie gesprekken kan zien

De gebruikers die voor die chatbot uitgenodigd zijn, volgens hun rol. Viewer is alleen-lezen en de juiste rol voor collega’s die alleen rapporteren.
Niemand die aan een andere chatbot in je account werkt. Gesprekken horen bij één chatbot.

Transcriptiemails

Vul je Email Recipients in onder Settings → General settings, dan worden gesprekken ook naar die adressen gemaild zodra een bezoeker een e-mailadres of telefoonnummer achterlaat. Het optionele periodieke chatrapport stuurt op dezelfde basis een samenvatting.

Die kopieën staan in je mailbox, buiten Mikabot, dus neem ze op in je eigen bewaarbeleid.

Jouw verantwoordelijkheden als winkel

Vermeld de chatassistent en het doel ervan in je privacyverklaring.
Geef aan dat gesprekken worden opgeslagen, en hoe lang je ze bewaart.
Behandel inzage- en verwijderverzoeken door het gesprek op te zoeken in Chat conversations en het te verwijderen.
Gebruik je een consenttool, bepaal dan of de widget voor of na toestemming laadt. Het is een gewone scripttag, dus je consentmanager kan hem tegenhouden.

Zie ook

API-referentie — de velden die met elk verzoek meegaan
Werking van de widget — wat de widget laadt en bewaart